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《遠距溝通最強術》每閱筆記

 


受到新冠肺炎(Covid-19)疫情的影響,人們為了減少面對面的接觸,不僅上班族變成居家上班族(Work From Home, WFH),連同開會也變成了遠端或是線上會議,而這本書《遠距溝通最強術》談論的正是有關線上會議的溝通技巧。如何讓線上會議更有效率!如何掌握線上會議的開會小技巧!是一個大家都會需要學習的課題。

書中介紹了許多有效的技巧,其中我讓我印象最深刻的就是「喚名效應」。什麼是喚名效應?顧名思義,就是呼喚與會者的姓名。假設今天你是線上會議主持人,此時你可以在會議中透過〝點名〞的方式,呼喚與會者的名字,這麼做有一個好處,要求與會者發表感言,可以避免會議的過程中發生無人應答的尷尬;而身為與會者,面對「喚名效應」,也會變得更加專注,作者認為,這會讓與會者產生被認同的感覺,當與會者被主持點名發言時,也會產生些許的精張趕,保持適度的緊張感,也能提高開會時的自我意識與專注度。

而線上會議與實體會議最大的差別在於,面對面的臨場感。對於〝不想露臉〞的與會者而言,關閉視訊鏡頭,也許是最好的選擇,不過,書中提到,我們如果不能夠觀察到對方的肢體語言、表情、甚至是情緒反應,內心就容易產生疲憊感,而也會降低接收對方所想表達的資訊,因此,為了提高開會的效率,會議主持人可以先以身作則,率先開啟鏡頭,慢慢的,與會者也會跟著一起同步開啟鏡頭,此時所有人因為能夠感受到其他人的情緒或是肢體反應,內心就不容易產生疲憊感,同時所接收到的資料也會提升,是能提高開會效率的好方法。

另外,針對消除線上隔閡感,作者也提供了幾項小技巧,像是主持人可以先主動地大聲問好!看似不起眼的舉動,卻能夠有效消除線上隔閡感。如果你是身為會議的主持人,避免冷場或是尷尬,最好的方法就是在會議的一開始,所謂的禮多人不怪,一句簡單的〝大家好〞或是〝早安〞,主動向所有的與會者大聲問好,不但可以吸引與會者的目光,也會讓者場會議更有朝氣,是一個好的開場白。

本書《遠距溝通最強術》共分為四大章節,每一個章節會針對不同的線上情境給予不同的分針與小技巧,提供讀者們做為參考,面對未來遠端工作、線上會議的次數越來越頻繁的情況下,學會如何掌握線上開會的技巧將是一門必修課,本書的出版,提供了線上溝通所需要的技能,是一本相當實用的職場工具書。


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《總統文膽寫作課》每閱筆記


一位總統需要日理萬機,在各種不同的公開場合發表深入淺出的演說,也許你會問,總統一個人要應付這麼多的演講,應該要花上很多時間準備吧?其實,在背後的幕僚團隊,會提供總統演說稿,這裡的幕僚團隊我們稱作總統文膽。然而總統的演講稿理應是非常嚴謹及全面的,總統文膽這個職位,其寫作技巧與能力肯定相當出色,本書的作者(江原國先生),正是擔綱如此大任。那麼,要寫出一篇好的文章,要注意那些細節呢?答案是:基本功!大致可以先從三個面向開始著手:「廣泛閱讀」「專注聆聽」以及「寫作練習」

廣泛閱讀

想要寫出一篇好的文章,必須先從『閱讀』做起,閱讀之於寫作,就如同儲蓄之於投資一樣,我們必須先打好基礎,也就是透過廣泛的閱讀,為我們的大腦帶來更多的知識與靈感。不僅可以為豐富我們的創意,同時也能學習不同作者的寫作風格與技巧,思考並揣摩出自己日後寫作的風格,培養閱讀習慣,正是提升寫作力重要的因素之一。

專注聆聽

寫作力如同一個人的表達能力,而表達能力除了透過練習口說與閱讀之外,最重要的就是保有聆聽的能力。聆聽對於寫作力有著極大的影響力,不論是聆聽一場演講、與他人對話、或是仔細聆聽他人的言談,都可以學習到不同的表達風格與觀點,抑或是透過不斷的與人交流,吸收別人的意見與想法,都能提升自我語言表達能力,而保持良好的聆聽習慣就是改善表達能力最起先的步驟。

寫作練習

寫作練習對於寫作力的提升有實質上的幫助,作者提到,撰寫筆記的習慣有助於磨練我們的寫作。當我們把內心裡的想法試著用文字的方式來表達,這個過程我們會不斷的思考、消化以及沉澱我們內心的想法,也是一種練習表達與溝通的有效作法,也許寫出來的初稿內容,事後一看會覺得內容不怎麼樣,此時,我們可以加以的修正內容,內容補強的方式有很多種,其中我認為最有效的一種是尋找佐證資料,當我們撰寫文章時,可以先行蒐集相關資料,用客觀且合理的觀點來強化我們的論述,讓我們的文章得以更精采與豐富。

寫作的動機

在書中的最後,作者提到了『寫作的動機』,先試問自己為什麼想要開始寫作?你的目的是什麼?每個人的動機或許都不一樣,而我認為,不論是想表達自我的想法,或是分享所學的知識,應該要緊抓的這個想法(或動機)不放,就能夠持續的堅持不懈,這將會是你日後持續創作的動力,提升寫作力指日可待,如果你對於寫作有興趣,卻不知道該從何做起,可以先拿起這本書,相信能夠釐清你所有的疑惑,《總統文膽寫作課》內容還包含了像是:文章內容敘述的技巧如何實際創作自己的作品(像是寫一篇短文)文章撰寫前的準備等等,透過總統文膽親自提供的寫作方針,有助於提升我們的寫作力,你想寫出一流的文章嗎?你是否也想成為一位能言善道的人呢?《總統文膽寫作課》是一本能夠學習與成長的好書。


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《大腦喜歡這樣工作》每閱筆記

 


《大腦喜歡這樣工作》一書是《Brain rules for work》的中譯版,其作者是約翰.麥迪納(John J. Medina)。約翰.麥迪納平時致力於研究人類大腦發展相關議題,同時也是華盛頓大學醫學院的兼任教師,其著名的著作還有《大腦當家》與《0~5歲寶寶大腦活力手冊》。

工作想要有生產力?你必須要清醒你的大腦!然而,大腦運作的時候會消耗大量的能量,因此,大腦平時喜歡保存能量,而我們要懂得如何避免消耗大腦過多的能量,並適時補充大腦能量,才能讓大腦協助我們執行更高產出的工作。

什麼樣的行為會過度消耗腦力?

視覺會消耗腦力,在Covid-19疫情期間,大家流行用視訊的方式開會,作者指出,這樣的視訊會議,會快速消耗大腦的能量,其中有一部分的原因來自於「非語言資訊」,視訊多半只能看到其他人的臉,而無法得知其他重要的社交資訊,導致大腦過度推斷某個人的語言暗示,得到的代償行為,就是會讓大腦消耗更多的能量,人們甚至稱它為「視訊會議疲勞(Zoom Fatigue),讓會議的品質下降、開會的效率變得更差,作者也提供了一個避免開視訊會議產生疲勞的技巧,假設真的需要使用視訊會議的方式開會,那麼就把視訊鏡頭關閉,甚至是僅開啟發言人的鏡頭,讓大家用『聽』的方式與會,這麼一來,可以有效舒緩視訊會議的疲勞。

如何能讓大腦補充能量?

環境相當的重要!我們在睡眠時,習慣將燈光關閉,其中一個很重要的理由是,「藍光」會產生醒腦的作用,不僅僅是自然的光線中包含藍光,手機、電腦、電視及平板皆有會發出大量的「人工藍光」,因此若在睡前能避免使用3C產品,減少藍光對於大腦的刺激,對於睡眠品質會有一定的幫忙。

能夠定時休息的人,表現會比較好,作者進一步提到,人類的大腦大約每隔九十分鐘,就需要休息一次,若是工作的強度更高,建議將休息的頻率再拉高。大腦每個1.5小時就會暗示我們需要休息一下,休息的時候可以十分鐘為一個單位,定時的休息能讓大腦放鬆,可以提高專注力。樂金出版社也很貼心的在書的開頭就整理出適合上班族的作息表,假定上班族的上班時間為上午九點至下午的六點,那麼你可以在上午的十點半休息片刻,中午用餐完畢後午休半個小時後繼續工作,直到下午四點鐘再休息一次,一天三次的休息時間,讓大腦有足夠的時間恢復能量,進而幫助我們提高生產力與工作效率。

書中有一個章節我認為相當有趣,章節的標題為:大腦喜歡住在大自然裡。為什麼大腦喜歡住在大自然裡?這又是什麼意思呢?答案是,大腦喜歡大自然的元素!自然界的綠色,也就是花草樹木,對於人類的大腦有正面的影響,書中有段話是這麼說的:「樹木和天然採光能改變人與壓力的關係」。特別是綠色植物對於大腦的影響有著密不可分的關係,能夠減輕壓力與焦慮感,如果周遭環境充滿綠色的存在,可以帶來放鬆與心理壓力,我們平時若是長時間待在辦公室辦公的話,可以在所處的辦公環境多擺設些盆摘植物,自己打造一個舒適的綠辦公環境,可以減少大腦對於壓力的反應,不僅能提升我們的工作效率,還能促進身心健康。

很喜歡書中的這一段話:「要聰明工作,而不是努力工作」。換句話說,我們應該要設定好策略及運用智慧來處理每日的工作,產生正向循環,而非一昧的忙碌工作,卻無法有效的提升工作的產能,也不曉得問題到底在哪裡?想要提升工作上的生產力,我們必須對症下藥,應該試著了解大腦的習性,幫助我們更上一層樓,因此,給大腦充足的休息時間與正確的照顧,不僅僅對於健康有幫助之外,還能提升認知能力與穩定情緒的作用,保持清晰的思維與充沛的體能,《大腦喜歡這樣工作》帶領讀者們了解大腦運作的習慣,是一本不可錯過的好書。


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《高勝算的本事》每閱筆記

 



數據時代已經來臨,生活中常見的數據運用像是,今天出門記得帶把傘!我們可以透過氣象預報來得知今天的降雨機率為何?超過五成的降雨機率,出門帶把傘也許可以讓你避免淋成落湯雞。除了生活上的數據應用之外,職場上的數據應用更是我們的一把利器,想要快速解決問題,你必須先知道問題本身的重點在問什麼?並具備資料分析的能力,能夠找出有價值的決策依據,強化解決方案的論點。這本書《高勝算的本事》導入數據思維模式,幫助讀者進一步看清楚問題,使用數據思維不僅可以找出問題的本質解決方案,還可以提高我們的工作效能。

什麼是數據思維?

數據思維可以分成兩大部分:「數據敏銳度」與「數據洞察力」。

  • 數據敏銳度

是數據意識與問題敏銳度的結合,可以協助我們找出真正的問題點,當我們看到問題後,能夠馬上了解問題背後的意涵與脈絡,這就是數據敏銳度。

作者劉奕酉先生舉了一個巧克力的例子。超商三盒巧克力115元與全聯一盒巧克力77元,哪一個便宜?如果我們直接以直覺式的思考進行回答,答案會是全聯比較便宜,因為一次花費77元會比115元來得便宜。但是,全聯真的有比較便宜嗎?我們把這個問題再細部的拆解,超商每盒30克共三盒賣115元,每克平均1.27元;而全聯每盒60克共一盒賣77元,每克平均1.28元,結果看起來差不多,實際上是超商便宜一些些。以上正是透過數據敏銳度來診斷問題脈絡拆解的應用,幫助我們進行合理的判斷,進而找出真正問題的解答。

  • 數據洞察力

是指一個人能從數據中獲得洞察,找出有價值性的答案,並提出個人見解的能力,為了有效能解決問題或進行決策,我們可以透過分析判讀來達成目的,最後才是論點表明

很喜歡書中的一句話:「在商業場景中,我們應該做的是『讓數據說話』而不是『看圖說故事』。」要怎麼樣讓數據說話?我們利用數據思維作為出發點,先找出問題的本質是什麼?接著開始進行脈絡的拆解,針對最後的論點進行相關有價值性的數據蒐集,然後繪製圖表,這就是數據思維。作者強調,分析判讀的部分是整個數據思維當中最為重要的一個部分,如何從數據中找出有價值的訊息,將決定最後的決策關鍵。分析判讀的部分,有關「創造行動的誘因」這項目的我覺得很有趣,使用數據思維,利用數據加強溝通的效果,往往會更讓你的話更具有說服力,書中提到一個說服主管更換電腦的例子:

舊電腦的損失=耗損的時間*單位時間的成本。

假設一個月薪資五萬,每月工作天數為20天,每天薪資為2500元,換算時薪為312.5元。

假設每天因電腦當機造成約45分鐘(0.75小時)的浪費。

一個月所造成的損失為=312.5元*0.75小時*20天=4,687.5元

三年下來造成的損失為168,750元

跳脫直覺式思考模式,導入數據思維,接著我們將所蒐集到的數據與分析進行拆解,最後找出量化的價值數據說服對方,將是事半功倍的做法。以更換電腦例子來說:「為了有效提升工作效能,建議公司更換新電腦,三年下來可替公司節省17萬。」一般提到這邊,主管會對你的說法產生了興趣,事情也就成功了一半。


也許你對於數據思維的應用還不是很熟悉,作者也很貼心的在書中提供了練習題目,讀者可以透過練習這些題目,逐步的養成數據思維的習慣!《高勝算的本事》這本書可以培養我們的邏輯思考能力,讓我們面對與處理問題時,不再只是透過直覺或經驗的判斷,取而代之的是將事情與問題詳細剖析並對症下藥,讓我們得以在生活與工作上,提高決策的勝率,面對任何難事都能迎刃而解,是本能夠加強職場競爭力的好書。


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《一流工作者都在用的待辦清單》每閱筆記

 


當工作事情很多、很雜的時候,特別容易亂了手腳,一個良好的「待辦清單系統」可以處理這樣的問題,提高我們辦事的效率,正所謂工欲善其事,必先利其器,這本書《一流工作者都在用的待辦清單》,將協助我們打造屬於自己合適的待辦清單(To-Do List),不僅可以提升工作的生產力,更強化我們的就業競爭力。

為什麼「待辦清單」可以成功解決問題?

作者戴蒙 ‧ 扎哈里斯(Damon Zahariades)認為:「待辦清單主要目標,就是幫助我們管理任務與專案,並突顯出重要的事項。」

一個無效的待辦清單,容易使我們遇到決策疲勞(decision fatigue),作出降低理性決定的能力,進而導致決策趨避(decision avoidance)的情況產生,因為需要耗費大量心力去抉擇,所以我們會不自覺逃避從中選擇,這種情況會使得我們生產力下降,作者也將這種類似的情況稱之為「生產力悖論(productivity paradox)。」

換言之,一個有效的待辦清單,應該是要在短時間內,能夠幫助我們達成任務、迅速完成應辦理事項,對我們而言,將時間的掌控權操之在手,提高生產價值力,將是待辦清單主要的用途。

此外,有效的待辦清單還能消除「沮喪感」與「內疚感」。我們知道,負面情緒會降低我們的生產力,導致任務無法如期完成甚至產生內心的挫折感。為了避免惡性的循環,工作者需要借助待辦清單這項工具,讓我們得以用更輕鬆、更有效的方式來完成任務,進而提升工作時的成就感。

如何正確使用「待辦清單」?

有關書中提到的十步驟,避開無效清單的地雷,我認為前五步驟至關重要:

  • 區隔當前任務與未來任務
  • 根據預期成果定義任務
  • 把專案拆解成多項單獨的任務
  • 為每項任務設定截止日期
  • 把每日任務的數量限制在七項

想要做好時間上的管理,我們必須妥善分配每一天可利用的時間與專注力,把任務區分為現在及未來相對減輕我們工作上的負擔,增加我們的生產價值。

接著,我們為了產出具體的成果,要在每項任務賦予特殊的原因(為什麼我們要去做?完成之後帶給我的影響是什麼?),當成果與任務產生連結時,能讓我們擁有更多的動力去完成這項任務。

而一個任務本身的範圍或許很大,此時我們可以將這項任務作進一步的拆解,分成數個獨立、簡單的小任務,將有助於我們提高我們的專注力,且能在短時間內處理這些可執行的任務。

一個有效的待辦清單,缺少不了「截止日期」,凡事都有優先順序,如果代辦事項的截止日期有重疊,請優先處理重要的事項,並做上記號。釐清所有代辦事項的截止日期,這麼做有個好處,我們可以訂製時程表,讓我們可以清楚了解什麼時間該完成什麼任務,並如期完成。

簡化每日待辦清單任務(例如:剔除不重要的微型任務),每日待辦清單最多限制在七項,把每天的專注力集中在這七件事情上面,避免我們無法完成任務導致心理產生沮喪感與內疚感。

這是一本可以提升職場競爭力的工具書,隨書還有贈送一本「待辦清單練習冊」,供我們快速上手、練習打造屬於自己的待辦清單。正確的使用待辦清單,可以幫我們掌握工作的進度,有效提升我們時間上的管理,還能夠減輕我們工作上的負擔與壓力,《一流工作者都在用的待辦清單》是本讓你我成為更好、更有生產力價值的好書。


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《主管使用說明書》每閱筆記


 工作,是獲取收入的重要來源之一,除非你是屬於自營作業者類型,否則,在各行各業,你很難避免在職場上【有主管】這件事情的發生,因此,如何在職場中與主管磨合,就成了很重要的課題之一。

向上管理

這本書提供讀者一種「向上管理」的作法,也是本書的中心思想:

1.讓主管覺得能夠掌握你(忠誠度)。

2.讓主管覺得你有「被利用價值」(配合度)。

3.讓主管覺得「有你真好」(幹練度)。

如何在工作職場上,懂得使用向上管理的技能相當重要,這裡的向上管理,指的是透過主管的幫忙與協助,讓你的任務可以順利的完成。也許你會問,要如何知道主管的個性呢?首先,你可以透過主管交代的任務參與開會或是出差的時候進行觀察,了解主管的特性,屬於哪一種類型,進而管理你的主管。

教練式溝通

管理主管的方式之中,讓我覺得受益良多的非「教練式溝通」莫屬。深度傾聽、有力提問、積極回饋是教練式溝通的三大技術,運用技巧性的方式取得主管的共鳴。傾聽,除了是了解對方的想法之外,也會讓別人願意為你敞開心房,取得他人的信任。取得主管的信任相當重要,之所以他能成為主管,一定有他的過人之處,必須知道主管的長處與資源,必且善加利用,讓你的主管願意幫助你,成為你工作上的助力。

這是一本有助於自我提升的好書。「主管使用說明書」這本書可以說是工作職場上的「孫子兵法」,書中針對可能遇到的主管分門別類,並提供應對主管的方針,讓你快速解讀職場的狀況,在工作上發揮得更加得心應手、順利,是一本值得一看的工具書。


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